Bab 14 Surat

Surat adalah atat/ media komunikasi tertulis yg berasal dari suatu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita.

7 C Kelancaran komunikasi tertulis

Completeness (lengkap)

Conciseness (ringkas)

Consideration (pertimbangan)

Concreteness (kongkrit)

Clarity ( jelas)

Courtesy (sopan)

Correctness (benar)

Fungsi surat

Mewakili pengirim

Bahan pembukti

Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut

Alat pengukur kegiata organisasi

Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak)

Syarat surat

Obyektif dan bukan subyektif

Sistematis susuna isi surAT

Singkat, tidak bertele2

Jelas, kepada siapa, dari mana, tentang apa.

Lengkap isinya

Sopan

Wujud fisik menarik

Macam surat

Menurut wujudnya(kartu pos, warkat pos, surat bersampul, nota, telegram, surat pengantar).

Menurut 7an (surat pemberitahuan, perintah, permintaan, peringatan, panggilan, susulan, keputusan, laporan, perjanjian, penawaran, pesanan dll )

Menurut sifat isi ( surat dinas, niaga, pribadi)

Menurut jumlah penerima ( surat biasa, edaran, pengumuman )

Menurut keamanan isinya ( surat sangat rahasia, rahasia, biasa)

Menurut urgensi penyelesaiannya (surat sangat segera, segera, biasa )

Menurut prosedur pengurusannya (surat masuk, keluar)

Menurut jangkauannya (surat intern, ekstern)

Bahasa praktis maksudnya

Menggunakan kata yg dapat dimengerti artnya oleh penulis surat

Penulis mampu menggunakan kata tersebut

Kata yg digunakan. Sederhana, umum, bukan kata daerah, asing, dan lain2

Langkah menyusun surat

Menentukan 7an

Mengadakan pencatatan

Menyusun surat pada butir a secara sistematis sesuai dengan kaitan dan urutan masalahnya.

Menguraika butir c kedalam kalimat atau konsep surat.

Bagian surat dan fungsinya

Kep. surat ( alat pengenal, pemberian info, iklan)

Tgl surat( referensi, pemberian info, iklan )

No surat (alat petunjuk bagi petugas filing, petunjuk unit asal surat , referensi, Lmpiran

Perihal (ref, petunjuk bagi petugas filing)

Alamat dalam ( petunjuk bagi petugas filing, petunjuk kemana surat harus disampaikan)

Salam pembuka ( tanda mulai pembicaraan)

Isi surat ( materi pokok)

Salam penutup ( tanda selesai pembicaraan)

Nama jabatan (identitas penanggung jawab, petunjuk bagi petugas filing)

Initial (kode atau singkatan nama)

Tembusan (apabila ada pihak lain yg perlu mengetahui surat ini)

Kegiatan surat menyurat

Menerima pendiktean

Melatinkan

Transkripsi

Mengetik

Mengoreksi

Menandatangankan surat

Menggandakan

Menghitung

Bentuk surat

Resmi

Lurus penuh

Lurus

Setengah lurus

Sederhana

Lekuk

Alenia menggantung

Lurus dengan pokok surat

1 ½, 2, 2, 3, 2, 1, 1, 2, 4, 2