Bab 12 Menerima dan melayani tamu serta bertamu

Menerima dan melayani tamu serta bertamu

Syarat penerimaan tamu

1. sopan dan ramah
2. berkepribadian menarik
3. bijaksana dan cerdas
4. mempunyai pengetahuan tantang struktur organisasi yang bersangkutan serta hal pokok tantang kantor dimana in berkerja.

Catatan identitas tamu

No=)

(=na

Peker

Alam

Tel

Ingin bertamu

Hal

Catatan tanda tgan=)

Selesai pukul

Tanda tangan

Catatan penerimaan tamu

Tga,msuk pkul, paraf, keluar pkul, paraf..

Pelayanan tarhadap tamu

1.memberi salam dan menyapa tamu dengan ramah, ssopan dan menanyakan keperluan tamu yang datang dan mempersilahkan mengisi buku tamu.

2.dalam pembicaraan dengan tamu, sebagai penerima tamu seharusnya dapat menjaga diri dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan.

3.mengarahkan para tamu, memberikan informasi yang dibutuhkannya dan membantu pimpinan dalam membuat perjanjian dengan tamu

4.apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan jangan sampai menyinggung perasaan tamu

5.usahakan agar tamu merasa senang apabila tamu terpaksa harus menunggu, dan sediakan bacaan2 (Koran,majalah,dll) di ruang tamu.

6.berikan perhatian yang besar kepada setiap tamu, dan segera ambil keputisan yang cepat dan tepat, bila tamu tersebut ternyata harus atau dapat disalurkan ke lain bagian.

Macam tamu

1.tamu dengan perjanjian terlebih dahulu

Apabila telah diketahui pimpinan sudah siap menerima tamunya, maka segera persilahkan tamu masuk ke ruang pimpinan.

Bila pimpinan belum siap, maka beritahukan kepada tamu antara lain dengan cara:”maaf, kami persilahkan menunggu sebentar”, karena pimpinan masih menerima tamu lain atau masih ada masalah yang harus segera diselesaikan.

2.tamu tanpa dan belum mengadakan perjanjian.

Hendaknya harus segera menanyakan kepada pimpinan dengan menyerahkan buku tamu.

1. bila ternyata pimpinan belum atau tidak bersedia menerima tamu. Maka hendaknya harus pandai mengutarakan agar tamu tidak tersinggung atau salah faham.

2. Bila pimpinan bersedia menerima tamunya kembali pada waktu yang ditentukan, dan tamu menyetujinya make perlu dibuat perjanjian.

3. Bila tamu dapat disalurkan kepaa pejabat atau bagian lainnya. Maka segera beritahu pejabat atau bagian termaksud melalui sekretaris atau pembantu pimpinan yang bersangkutan.

3.tamu yang merupakan teman pimpinan.

Setelah mengutarakan kepada pimpinan, maka apabila pimpinan siap menerima maka persilahkan atau antarkanlah tamu tersebut menemui pimpinan.

4.tamu rutin atau relasi pimpinan

Adalah tamu yang sudah biaa menemui pimpinan. Berbeda dengan tamu lainnya, seorang relasi setiap saat apat mengunjungi/ bertemu dengan pimpinan, dan biasanya langsung depersilahkan menemui pimpinan,bila tidak ada tamu lainnya.

Membuat dan membatalkan perjanjian

Perjanjian perlu dibuat dan didaftar pada buku catatan khusus, untuk membantu mengingatkan pimpinan. Buat perjanjian apabila tamu menghendakinya, dan apabil aada perubahan perjanjian, maka sampaikan seceparnya melalui telepon atau kurir, sesuai dengan keadaan. Oleh sebab itu jangan lupa mencatat no telepon tamu tersebut.

pembatalan perjanjian yang mungkin diadakan jangan sampai terlambat untuk dikomunikasikan, karena apabila sampai lupa memberitahukannya , akan menimbulkan kesan yang kurang baik.

agenda_pejanjian

noMor

Nama

Keperjaan

Alamat

Telepon

Waktu perjanjian

Tempat

Perihal