BAB 10 Tata kerja

<!--[if gte mso 9]> Normal 0 false false false EN-US X-NONE X-NONE MicrosoftInternetExplorer4 Tata kerja adalah cara2 pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas suatu tugas dengan mengingat segi2 tujuan, peralatan, fasilitas tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yg tersedia.

Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas.

System kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan.

Manfaat

1. penting artinya sebagai suatu pola kerjayangmerupakan penjabaran tujuan, sasaran program kerja, fungsi2 dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan2 pelaksanaan yg nyata .
2. yg dibuat dgan tepat, dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat2nya.
3. bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja.

Asas2

1. harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dlam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya.
2. harus dikomunikasikan atau diinformaskan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan.
3. harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.
4. harus dapat mendorng pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber2 yang berada dibawah pengendalian organisasi.
5. secara periodic harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu di revisi dan disesuaikan dengan keadaan.

Pengaturan pokok

1. setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip kordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi masing2 maupun dengan instansi atau kantor lain.
2. setiap pimpinan satuan organisasi beranggung jawab memimpin dan mengkordinasikan bawahan masing2 dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.
3. setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing2 dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
4. setiap pimpinan organisasi wajib megolah dan memanfaatkan laporan guna bahan pengambilan keputusan, penyusunan laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk kepada bawahan.
5. dalam menyampaikan suatu laporan, setiap satuan organisasi wajib memberikan tembusan kepada satuan organisasi lainnya yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.

Simbol dalam prosedur

O lingkaran besar menujukan operasi atau sesuatu yang harus dikerjakan.

<> belah ketupat (diamond) menunjukan pemeriksaan menganai mutu dan kualitas

□ segi 4 bujur sangkar untuk menunjukan pemeriksaan menganai jumlah atau kuantitas.

D huruf D (delay) artinya penahanan/penundaan suatu proses karena harus menunggu tindakan atau penyelesaian lebih lanjut.

▼ segitiga tunggal terbalik menunjukan penyimpanan secara tetap(permanent)

Segitiga dobel terbalik menunjukan penyimpanan untuk sementara.

o lingkaran kecil berarti pemindahan atau pengangkutan

→ anak panah untuk menunjukan arah jalan atau arus suatu dokumen melalui sesuatu proses pengerjaan.

Kegunaan simbol2

Digunakan sebagai tanda dalam rangka membuat skema arus kerja atau prosedur kerja yang bermanfaat untuk mengetahui

1. jenis pekerjaan, tahap, gerakan, dan bagian pekerjaan yang bagaimanakahyang diperlukan untuk penyelesaian suatu bidang tugas.
2. waktu rata2 yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap tahap atau jenis pekerjaan termaksud maupun waktu seluruhnya yang diperlukan untuk penyelesaian tugas termaksud.
3. persyaratan kecakapan keterampilan pegawai yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan yang bersangkutan dengan sebaik2nya
4. peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan yang bersangkutan.
5. jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas atau bidang kegiatan dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja pegawai.
6. apakah peralatan, fasilitas dan tenaga kerja telah dimanfaatkan sesuai dengan kapasitas yang semestinya
7. adanya kemacetan yang paling banyak terjadi.

Kegunaan prosedur kerja

1. pedoman kerja dan alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru disebut sebagai skema arus kerja atau skema proses kerja atau skema prosedur kerja.
2. alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja.
3. alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat
4. alat untuk mengatur tata ruang kantor
5. alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang bertumpuk
6. alat perencanaan kerja dan pengembangannya di hari kemudian.
7. alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian dan analisis jabatan.
8. alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja.
9. alat untuk mempersiapkan mekanisasi prosedur.

Operation, transfer, inspection, delay, storage

13 12412215

Surat diterima pimpinan

Dibuka, dicatat dan diperiksa

Dibawa ke pengarah

Diteliti dan diarahkan

Diantar ke meja pimpinan

Menunggu

Dibaca dan didisposisi

Diserahkan ke sekretaris

Diantar ke unit pengolah

Diolah/diproses

Disimpan

Sumber efisien SDM\

3unsur efisien

Kesadaran

Keahlian

disiplin