Bab 13 Menerima dan melayani telepon serta menelpon

Telepon adalah alat komunikasi yang cepat untuk dapat menerima dan menyampaikan informasi.

Pengertian istilah dalam hel telepon

1. transfer charge atau collect call yaitu panggilan2 telepon yang dibayar oleh penerima telepon. Operator telepon akan menanyakan kepada orang2 yang dipanggil, persetujuannya untuk membayar telepon ini sebelum ia menyambung pemanggil dan orang yang diminta.

2. hunting system iyalah system memburu saluran kosong secara otomatis. Dengan system ini, satu nomor telepon dapat dipergunakan untu beberapa salutan secara serentak.

Persiapan yang Perlu dilakukan menerima dan melayani telepon serta menelepon:

1. Menyiapkan formulir penerimaan telepon dan alat tulis, serta meletakkannya di dekat pesawat telepon, agar mudah dijangkau bila membutuhkannya sambil memegang telepon.
2. Membuat satu daftar khusus nomor-nomor telepon penting yang sering dibutuhkan, dan sediakankah selalu di meja kerja, untuk memudahkan bila sewaktu-waktu diperlukan.
3. memahami bagaimana cara mengadakan atau menyambung telepon interlokal baik dalam maupun luar negeri. Dan catatlah lamannya pembicaraan serta tanyakan biayanya ke kantor telepon.
4. jangan banyak menggunakan telepon untuk kepentingan pribadi.
5. dalam percakapan telepon, harus selalu bersikap waspada atau hati-hati, dan usahakanlah jangan menyala (mengadakan interupsi), atau memutuskan pembicaraan serta jangan mengucapkan kata-kata yang dapat menyinggung perasaan.
6. bersikap seperti sedang bertatap muka, ramah, sewajarnya, pergunakan kata yang singkat, jelas dengan nada dan volume suara yang teratur.
7. berusaha untuk capat memahami maksud pembicara dan berilah kesan bahwa penelepon diperhatikan dan dibantu.
8. jangan menampakkan kesan sibuk, pada waktu memegang telepon.
9. jangan terlalau cepat dalam berbicara, batasi pada masalah yang penting, usahakan pembicaraan lancer.
10. hindari penyampaian informasi rahasia, dan masalah yang bersifat pribadi.

Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika menerima telepon :

1. pada saat mau mengangkat telepon gunakanlah tangan kiri, sedangkan tangan kanan untuk persiapan mencatat siapa tahu ada hal yang penting yang mesti di sampaikan untuk pencatatan.
2. menjawab telepon dengan cepat, singkat, jelas dan hormat dengan terlebihn dahulu memberikan ucapan salam hormat, serta berikan identifikasi
3. memberikan keterangan dengan jelas dan sopan apabila : salah sambung, penelepon ingin berbicara pada orang yang sedang tidak berada ditempat, penelepon perlu menelepon orang lain hendaknya dengan segera dapat menanyakan informasi yang dibutuhkan oleh sipenelepon atau segera dihubungkan kepada orang yang hendak di telepon.
4. apabila si penelepon tidak mau memberitahukan nama ataupun tempat kantornya, paling tidak hendaknya menanyakan: maaf, dengan siapakah saya berbicara, atau maaf, dari mana bapak menelepon.
5. apabila pimpinan sedang sibuk atau tidak berada ditempat sebaiknya mengatakan dengan sopan dan hormat agar tidak adanya kesalah pengartian.
6. jika pimpinan sedang tidak ada ditempat dan penelepon ingin menyampai kan kabar yang sangat penting maka kita harus menanyakan , maaf bisakah diberitahukan apa yang ingin anda sampaikan?, akan saya sampaikan nanti setelah bapak pimpinan sudah ada.
7. bila ada suatu keprluan sehingga seorang harus meninggalkan tempat duduknya, maka hendaklah menitipkan meja kerjanya dengan teman kerja.
8. seorang pegawai wajib membantu pimpinan dengan menerima pesan atau permintaan melalui telepon dan mencoba menanganinya tanpa mengganggu dan menunggu pimpinan.

Persiapan Menelepon:

1. memahami terlebih dahulu masalah apa yang akan disampaikan atau dijelaskan dalam telepon.

2. bila perlu menghapalkan atau mencatat nomot telepon pada secarik kertas, untuk menghindari dari terjadinya salah sambung serta dapat menghemat waktu.

3. siapkan alat tulis dan kertas bila diperlukan.

4. bila sudah ada yang menerima telepon, sebut identitas penelepon, baru bicara lainnya.

5. bila terjadi salah sambung, maka nyatakan permintaan maaf.

6. bila yang akan dihubungi melalui extention atau pesawat khusus, maka tanyakan nomor pesawat yang bersangkutan.

7. bila nomor tidak ada atau kurang jelas, maka usahakan untuk minta bantuan operator.